Fichier parc automobile : acheter, louer ou le constituer soi-même ?

En bref : un fichier parc automobile est une base de contacts liés à des véhicules, utilisée pour prospecter. On peut l’acheter ou le louer à un fournisseur de données, ou le constituer soi-même à partir de ses clients. Acheter ou louer est légal sous conditions strictes du RGPD ; pour un négociant VO, le fichier le plus rentable reste presque toujours le sien.

De quel « fichier parc » parle-t-on ?

L’expression recouvre deux réalités qu’il faut séparer avant de dépenser quoi que ce soit.

• Un fichier de prospection : une liste de propriétaires de véhicules (particuliers) ou d’entreprises qui ont une flotte. On l’utilise pour racheter des véhicules, proposer une reprise ou vendre un service.
• Le fichier de son propre parc : la liste des véhicules que vous avez en stock, avec leurs documents et leur historique. C’est un outil de gestion, pas de prospection.

Cet article traite du premier cas. Pour le second, un logiciel de gestion de parc automobile remplace le tableur, et notre guide pour visualiser son parc de véhicules montre comment en faire une « carte » lisible, site par site.

D’où viennent les fichiers de propriétaires de véhicules ?

Les fichiers de particuliers proviennent souvent des données d’immatriculation, réutilisées par des sociétés agréées. Le cadre est posé par l’article L330-5 du Code de la route : ces données peuvent être communiquées à des tiers préalablement agréés, notamment pour des enquêtes et de la prospection commerciale, sauf opposition des personnes concernées. Un titulaire de carte grise peut donc refuser que ses données servent à la prospection.

Les fichiers d’entreprises (flottes, loueurs, artisans) viennent plutôt de bases d’entreprises enrichies. Dans tous les cas, demandez au fournisseur l’origine précise des données, leur date de mise à jour et la preuve qu’elles ont été collectées légalement.

Acheter un fichier : qu’est-ce que ça implique ?

Acheter, c’est recevoir les données et en devenir responsable. Vous répondez ensuite de leur usage, comme si vous les aviez collectées vous-même.

La CNIL rappelle les règles dans sa page Vente de fichiers clients :

• seules les données de clients actifs peuvent être cédées ;
• les personnes qui se sont opposées à la transmission, ou qui ont refusé la prospection électronique, doivent être retirées avant la cession ;
• l’acquéreur doit informer les personnes au plus tard dans le mois, en indiquant d’où viennent leurs données ;
• pour envoyer des e-mails ou des SMS à des particuliers, il faut leur consentement pour votre prospection ; s’il n’a pas été recueilli pour vous, c’est à vous de le recueillir.

En pratique, un fichier acheté sert surtout au courrier postal, où la règle est l’opposition et non le consentement préalable.

Louer un fichier : est-ce plus simple ?

Souvent, oui. À la location, vous payez un droit d’usage limité, par exemple une campagne de courrier ou d’e-mails. Le loueur réalise fréquemment l’envoi lui-même (on parle de routage) : vous ne recevez pas les adresses, seulement les réponses des personnes intéressées.

Les règles de fond ne changent pas : le loueur doit pouvoir prouver que les destinataires acceptent ce type de sollicitation. Exigez ce point par écrit, avec la description de la cible (zone, type de véhicule, âge du véhicule).

Quelles questions poser au fournisseur ?

• D’où viennent les données, et à quelle date ont-elles été mises à jour ?
• Les personnes ont-elles été informées, et ont-elles pu s’opposer ?
• Pour l’e-mail ou le SMS : où est la preuve du consentement, et pour quels partenaires ?
• Achat ou location : combien d’usages, sur quelle durée ?
• Qui réalise l’envoi, et comment les désinscriptions sont-elles traitées ?

Un fournisseur sérieux répond à ces questions sans difficulté. Un refus de répondre est déjà une réponse.

Pourquoi constituer son propre fichier ?

Parce que vos meilleurs prospects vous connaissent déjà. Chaque achat, chaque vente, chaque reprise et chaque demande d’information crée un contact qualifié : vous savez quel véhicule la personne possède, ce qu’elle cherche et quand elle risque de changer de voiture.

Un fichier maison bien tenu a trois avantages :

• Il est légal par construction, si vous informez les personnes au moment de la collecte et leur laissez le choix.
• Il est à jour, puisqu’il vit avec votre activité.
• Il est ciblé : un client qui a acheté une citadine il y a trois ans est un candidat naturel à une reprise.

Côté règles, deux repères de la CNIL : la prospection par e-mail ou SMS vers un client existant est possible pour des produits analogues, s’il a pu s’y opposer dès la collecte ; et les données d’un prospect non client se conservent trois ans à compter du dernier contact venant de lui. Notre article sur le RGPD en agence automobile détaille le reste.

Comment bâtir un fichier simple, sans y passer ses soirées ?

• Une fiche par client, reliée aux véhicules achetés, vendus ou repris.
• Une source par contact : vente, reprise, annonce, visite, recommandation.
• Le choix de la personne, noté au moment de la collecte (accepte ou non les offres par e-mail ou SMS).
• Un tri annuel : on relance les prospects inactifs, puis on supprime ceux qui ne répondent pas.

Pour exploiter ce fichier sans le transformer en spam, voir notre guide pour relancer ses clients VO.

Dans AutoStrix, le fichier clients (particuliers et sociétés) est relié aux véhicules, aux offres et aux documents de vente : il se construit au fil de l’activité, sans ressaisie. L’offre gratuite permet de le tester sur vos premiers véhicules ; voir les tarifs.